کنترل داده‌های خود را به دست بگیرید: نگاهی عمیق به حاکمیت داده

در دنیای امروز که بر پایه داده‌ها بنا شده است، سازمان‌ها در دریایی از داده‌ها غوطه‌ور هستند. اما صرفاً داشتن داده کافی نیست. برای استخراج ارزش واقعی و اتخاذ تصمیمات آگاهانه، این داده‌ها باید قابل اعتماد، در دسترس و ایمن باشند. اینجاست که مفهوم حاکمیت داده اهمیت پیدا می‌کند. حاکمیت داده فراتر از یک اصطلاح رایج است؛ بلکه سنگ بنای مدیریت موفق داده‌ها به شمار می‌رود. در این نوشتار، به بررسی ماهیت حاکمیت داده، اهمیت حیاتی آن و چگونگی پیاده‌سازی مؤثر آن خواهیم پرداخت (+).

حاکمیت داده چیست؟

حاکمیت داده (Data Governance)، فرآیندی جامع برای مدیریت در دسترس بودن، قابلیت استفاده، یکپارچگی و امنیت داده‌ها در یک سازمان است. این مفهوم شامل ایجاد استانداردها و سیاست‌های داخلی است که نحوه جمع‌آوری، ذخیره‌سازی، پردازش، دسترسی و در نهایت، امحاء داده‌ها را تعیین می‌کند. حاکمیت داده همچنین به تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌ها در مدیریت داده‌ها، اجرای روش‌هایی برای کنترل کیفیت داده‌ها و اطمینان از رعایت مقررات مربوطه می‌پردازد. می‌توان آن را مجموعه‌ای از قوانین و رویه‌ها دانست که اطمینان حاصل می‌کند تمامی افراد در سازمان به یک زبان مشترک در حوزه داده‌ها سخن می‌گویند (+).

یک کارخانه را در نظر بگیرید که قصد دارد سوابق ایمنی خود را ارتقا دهد. این کارخانه منابع متنوعی از داده‌های ایمنی در اختیار دارد: گزارش‌های حوادث، گزارش‌های شبه‌حوادث، سوابق نگهداری تجهیزات، گواهینامه‌های آموزشی کارکنان و داده‌های دریافتی از حسگرهای ماشین‌آلات. در صورت نبود حاکمیت داده، این منابع اطلاعاتی ممکن است توسط بخش‌های مختلف و با استفاده از قالب‌ها و معیارهای متفاوت مدیریت شوند. در این راستا، حاکمیت داده نقشی حیاتی ایفا می‌کند:

۱. تدوین سیاست‌های شفاف برای جمع‌آوری و ذخیره‌سازی داده‌ها: حاکمیت داده مشخص می‌کند که داده‌های ایمنی چگونه، توسط چه کسی و در چه قالبی جمع‌آوری شوند. این امر یکپارچگی و قابلیت اطمینان را در تمامی بخش‌ها تضمین می‌کند.

۲. تعیین استانداردهای کیفیت داده‌ها: حاکمیت داده معیارهایی را برای صحت، جامعیت و به‌روز بودن داده‌های ایمنی تعیین می‌کند. برای مثال، ممکن است الزامی باشد که تمامی حوادث در مدت ۲۴ ساعت با جزئیات مشخص گزارش شوند.

۳. تخصیص نقش‌ها و مسئولیت‌ها: حاکمیت داده تعیین می‌کند که چه کسانی مسئول مدیریت و نگهداری داده‌های ایمنی هستند. این شامل تعیین افرادی است که به داده‌ها دسترسی دارند و مجاز به ایجاد تغییرات در آنها هستند.

۴. اطمینان از انطباق با مقررات: حاکمیت داده اطمینان حاصل می‌کند که شیوه‌های مدیریت داده‌های ایمنی با مقررات صنعتی و الزامات قانونی مطابقت دارند.

با پیاده‌سازی یک سیستم قوی حاکمیت داده، کارخانه می‌تواند بر اساس داده‌های ایمنی معتبر، تصمیمات آگاهانه‌ای اتخاذ کند که منجر به اجرای برنامه‌های ایمنی کارآمدتر و ایجاد محیط کاری امن‌تر می‌شود. لازم به ذکر است که نرم‌افزارها و سیستم‌ها صرفاً ابزارهایی هستند که توسط حاکمیت داده به کار گرفته می‌شوند و خود به تنهایی حاکمیت داده محسوب نمی‌شوند.

چرا حاکمیت داده اهمیت دارد؟

اهمیت حاکمیت داده در دنیای امروز غیرقابل انکار است. در عصری که تصمیم‌گیری‌ها به طور روزافزونی بر پایه داده‌ها صورت می‌گیرد، برخورداری از داده‌های قابل اعتماد امری حیاتی است. دلایل اهمیت حاکمیت داده عبارتند از:

• ارتقای کیفیت داده‌ها: حاکمیت داده، صحت، جامعیت و یکپارچگی داده‌ها را تضمین می‌کند که به نوبه خود منجر به بینش‌های قابل اعتمادتر و تصمیم‌گیری‌های بهینه می‌شود.
• افزایش امنیت داده‌ها: با پیاده‌سازی کنترل‌های دسترسی دقیق و پروتکل‌های امنیتی قوی، حاکمیت داده از اطلاعات حساس در برابر دسترسی‌های غیرمجاز و سوءاستفاده محافظت می‌کند.
• انطباق با قوانین و مقررات: با توجه به تغییرات مداوم در قوانین حفظ حریم خصوصی داده‌ها مانند GDPR و CCPA، حاکمیت داده به سازمان‌ها کمک می‌کند تا همواره مطابق با قوانین عمل کرده و از جریمه‌های سنگین اجتناب کنند.
• کاهش هزینه‌ها: از طریق بهینه‌سازی فرآیندهای مدیریت داده و از بین بردن جزیره‌های اطلاعاتی، حاکمیت داده می‌تواند هزینه‌های عملیاتی را به میزان قابل توجهی کاهش دهد.
• افزایش اعتماد و اطمینان: داده‌های قابل اعتماد، اعتماد به بینش‌های تجاری را تقویت کرده و ذینفعان را قادر می‌سازد تا تصمیمات مبتنی بر داده اتخاذ کنند.
• بهبود تصمیمات کسب و کار: داده‌های با کیفیت بالا منجر به تحلیل‌های دقیق‌تر و در نهایت، تصمیمات تجاری هوشمندانه‌تر می‌شوند.
• از بین بردن جزیره‌های اطلاعاتی: حاکمیت داده، همکاری و به اشتراک‌گذاری داده‌ها بین بخش‌های مختلف سازمان را ترویج می‌کند که این امر به نگرشی جامع‌تر نسبت به کل سازمان می‌انجامد.

ارکان اصلی چارچوب حاکمیت داده:

یک چارچوب حاکمیت داده کارآمد معمولاً شامل ارکان زیر است:

• سیاست‌ها و استانداردها: دستورالعمل‌های شفاف در خصوص نحوه مدیریت، دسترسی و تأمین امنیت داده‌ها.
• فرآیندها و رویه‌ها: گام‌های مدون برای انجام وظایف مدیریت داده، از جمله بررسی‌های کیفیت داده و اعتبارسنجی آن‌ها.
• نقش‌ها و مسئولیت‌ها: تعریف دقیق و روشن نقش‌های مرتبط با داده، شامل مالکان داده، متولیان و کاربران.
• فناوری و ابزارها: راهکارهای نرم‌افزاری که از فعالیت‌های حاکمیت داده پشتیبانی می‌کنند، مانند ردیابی خط سیر داده و مدیریت فراداده‌ها.
• سنجه‌ها و پایش: نظارت و گزارش‌دهی مستمر در مورد کیفیت داده‌ها و میزان انطباق با قوانین و مقررات.

پیاده‌سازی حاکمیت داده:

پیاده‌سازی حاکمیت داده فرآیندی مستمر است که مستلزم برنامه‌ریزی دقیق و اجرای هوشمندانه می‌باشد. گام‌های اساسی این فرآیند عبارتند از:

1. تبیین اهداف: اهداف برنامه حاکمیت داده را به صورت شفاف و دقیق تعریف نمایید.
2. تشکیل کمیته راهبری حاکمیت داده: یک تیم چندتخصصی متشکل از نمایندگان بخش‌های مختلف سازمان را برای نظارت بر برنامه ایجاد کنید.
3. تدوین سیاست‌ها و استانداردها: چارچوب‌های روشن و جامع برای مدیریت داده‌ها تدوین کنید.
4. طراحی و استقرار فرآیندها و رویه‌ها: گردش کارهای مشخص برای انجام وظایف مرتبط با داده‌ها را طراحی و پیاده‌سازی نمایید.
5. انتخاب و به‌کارگیری فناوری مناسب: ابزارها و راهکارهای فناورانه‌ای را که از فعالیت‌های حاکمیت داده پشتیبانی می‌کنند، شناسایی و پیاده‌سازی کنید.
6. آموزش و فرهنگ‌سازی: اطمینان حاصل کنید که تمامی ذینفعان، اهمیت حاکمیت داده و نقش خود در این برنامه را به خوبی درک می‌کنند.
7. پایش و ارزیابی مستمر: به طور مداوم اثربخشی برنامه را ارزیابی کرده و در صورت لزوم، اصلاحات و بهبودهای لازم را اعمال نمایید.

بهترین شیوه‌های حاکمیت داده برای موفقیت کسب‌وکار شما

حاکمیت داده موثر، ستون فقرات یک کسب‌وکار موفق در دنیای داده محور امروز است. برای اطمینان از کیفیت، دقت و امنیت داده‌هایتان، پیاده‌سازی بهترین شیوه‌های زیر ضروری است:

• تعیین مالکیت و مسئولیت‌پذیری شفاف در مورد داده‌ها: مشخص کنید چه کسی مسئول هر مجموعه داده است، از جمع‌آوری و ذخیره‌سازی تا به‌روزرسانی و حفاظت. این شفافیت، پاسخگویی را افزایش داده و از سردرگمی و دوباره‌کاری جلوگیری می‌کند. به عنوان مثال، برای داده‌های مشتریان، یک مدیر داده مشخص شود که مسئولیت حفظ کیفیت و امنیت این داده‌ها را بر عهده دارد.
• پیاده‌سازی قواعد سختگیرانه کیفیت داده و سازوکارهای اعتبارسنجی: استانداردهای کیفیت داده را تعریف کنید و مکانیزم‌هایی برای اعتبارسنجی داده‌ها در هنگام ورود و پردازش پیاده‌سازی کنید. این امر از ورود داده‌های نادرست یا ناقص به سیستم جلوگیری می‌کند. به عنوان مثال، استفاده از ابزارهای خودکار برای بررسی صحت فرمت شماره تلفن‌ها یا کدهای پستی می‌تواند از بروز خطاهای رایج جلوگیری کند.
• به‌کارگیری سامانه‌های فهرست‌نگاری داده و ابزارهای مدیریت فراداده: با استفاده از فهرست‌نگاری داده، یک نمای کلی از تمام داده‌های موجود در سازمان ایجاد کنید. این فهرست به کاربران کمک می‌کند تا داده‌های مورد نیاز خود را به راحتی پیدا کنند. همچنین، با استفاده از ابزارهای مدیریت فراداده، اطلاعات مربوط به هر مجموعه داده، مانند منبع، تعریف و نحوه استفاده، را ثبت و مدیریت کنید. این امر به درک بهتر داده‌ها و استفاده موثرتر از آنها کمک می‌کند.
• اجرای ممیزی‌های دوره‌ای و منظم فرآیندهای مرتبط با داده: به طور منظم فرآیندهای مرتبط با داده را بررسی کنید تا مطمئن شوید که با سیاست‌ها و استانداردهای حاکمیت داده مطابقت دارند. این ممیزی‌ها به شناسایی نقاط ضعف و بهبود مستمر فرآیندها کمک می‌کنند. گزارش‌های ممیزی باید به طور شفاف در دسترس ذینفعان قرار گیرد.
• تدوین فرآیند مشخص و کارآمد برای رسیدگی به مسائل کیفیت داده: یک فرآیند مشخص برای شناسایی، گزارش و رفع مشکلات کیفیت داده ایجاد کنید. این فرآیند باید شامل مراحل مشخصی برای بررسی، اصلاح و پیشگیری از تکرار مشکلات باشد.
• نهادینه‌سازی فرهنگ تصمیم‌گیری مبتنی بر داده در سرتاسر سازمان: فرهنگ استفاده از داده‌ها برای تصمیم‌گیری را در تمام سطوح سازمان ترویج دهید. این امر مستلزم آموزش کارکنان در زمینه تحلیل داده و تفسیر نتایج است. همچنین، دسترسی آسان به داده‌ها و ابزارهای تحلیلی برای همه کارکنان ضروری است.

غلبه بر چالش‌های رایج:

پیاده‌سازی حاکمیت داده اغلب با موانعی همچون مقاومت در برابر تغییر، محدودیت منابع و دشواری در ارزیابی میزان موفقیت مواجه می‌شود. برای غلبه بر این چالش‌ها، راهکارهای زیر پیشنهاد می‌شود:

• جلب حمایت مدیران ارشد سازمان و تبیین ارزش افزوده حاکمیت داده برای ذینفعان کلیدی
• آغاز با پروژه‌های کوچک و دست‌یافتنی به منظور نمایش موفقیت‌های زودهنگام و ایجاد انگیزه
• سرمایه‌گذاری در آموزش کارکنان و مدیریت تغییر سازمانی برای رفع موانع فرهنگی و مقاومت‌های احتمالی
• تدوین شاخص‌های عملکردی مشخص برای سنجش و ارزیابی اثربخشی ابتکارات حاکمیت داده

تفاوت میان حاکمیت داده و تصدی‌گری داده:

اگرچه حاکمیت داده و تصدی‌گری داده اغلب به اشتباه به جای یکدیگر به کار می‌روند، این دو مفهوم کاملاً متمایز هستند:

• حاکمیت داده: این مفهوم به تدوین چارچوب‌ها، سیاست‌ها و استراتژی‌های کلان مدیریت داده در سازمان می‌پردازد.
• تصدی‌گری داده: این مفهوم ناظر بر اجرای عملی سیاست‌های تعیین شده توسط حاکمیت داده است.

متصدیان داده (تصدی‌گران) مسئولیت مدیریت روزمره کیفیت داده‌ها، تضمین انطباق با قوانین و مقررات، و پیاده‌سازی دستورالعمل‌های حاکمیت داده را بر عهده دارند.

نتیجه‌گیری:

حاکمیت داده فراتر از یک فعالیت صرفاً فنی است؛ این مفهوم یک ضرورت راهبردی برای هر سازمانی محسوب می‌شود که قصد دارد در عصر داده‌محور کنونی به موفقیت دست یابد. با استقرار یک چارچوب جامع و کارآمد حاکمیت داده، سازمان‌ها قادر خواهند بود پتانسیل واقعی داده‌های خود را به طور کامل محقق سازند، تصمیم‌گیری‌های مبتنی بر شواهد را تقویت کنند، بهره‌وری عملیاتی را به طور قابل توجهی افزایش دهند و مزیت رقابتی پایدار در بازار کسب نمایند.

پیاده‌سازی موفق حاکمیت داده مستلزم اقداماتی فراتر از تدوین سیاست‌ها و رویه‌هاست. این امر شامل بهره‌گیری از فناوری‌های پیشرفته نظیر ابزارهای سنجش و ارتقای کیفیت داده، سامانه‌های مدیریت فراداده و راهکارهای نوین ردیابی منشأ و گردش داده می‌شود.

علی‌رغم چالش‌های احتمالی در مسیر پیاده‌سازی حاکمیت داده، از جمله مقاومت در برابر تغییر و محدودیت منابع، غلبه بر این موانع امری حیاتی برای سازمان‌هاست. با توجه به رشد فزاینده حجم و پیچیدگی داده‌ها، اهمیت حاکمیت داده در آینده بیش از پیش افزایش خواهد یافت.

توصیه می‌شود سازمان‌ها هر چه سریع‌تر حاکمیت داده را در استراتژی‌های کلان خود جای دهند تا بتوانند در سال‌های آتی از مزایای چشمگیر آن بهره‌مند گردند (+).